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Solemos ser muy buenos analizando los problemas, pero solemos dedicar poco tiempo a solucionarlos de forma adecuada. Dedicamos tiempo a decidir qué software de gestión de seguridad y salud es el más adecuado. A veces, con más o menos acierto, dependiendo de los criterios que tomemos en cuenta para valorarlo. 

Sin embargo, cuando ya hemos elegido, no nos damos cuenta de que tan importante es la selección de la herramienta cómo llevar a término correctamente la implantación. Hemos hablado sobre qué 

Anteriormente hemos hablado sobre las principales claves para implantar un software de gestión de seguridad y salud, pero también es necesario tener un punto de vista desde el fracaso. Desde aquellos aspectos que no te van a gustar tanto. 

Dicen los sabios que más importante que obtener las respuestas correctas, es hacerse las preguntas adecuadas. Y en esto, he de decir que creo que son pocos los clientes que suelen realizar las preguntas que corresponden. 

La principal pregunta que suelen realizarme es, ¿cuánto tiempo se tarda en implantar una aplicación para gestionar la Prevención de Riesgos Laborales? Cierto es que esta es la pregunta, digamos, final, cuando ya se han satisfecho otras previamente.

Y mi respuesta es siempre, la misma. Lo más importante no es el tiempo de implantación, sino diseñar un proyecto adaptado a los objetivos que se pretenden conseguir, y que la consecución de los mismos dependerá del alcance inicial. El tiempo es algo relativo, pero que, principalmente, dependerá del tiempo exclusivo que pueda dedicarle.

La cuestión no es cuánto tiempo se tarda en implantar “algo”. La cuestión es “qué objetivos” quiero conseguir, cómo los cuantifico y cómo voy a conseguirlos.

Si vas a implantar un software de gestión de seguridad y salud, debes tener en cuenta que otros fracasaron antes, y que los principales motivos por los que lo hicieron fueron los siguientes:

  1. No definir correctamente los objetivos. No verbalizar ni tangibilizar los objetivos.Esto puede hacer que te sientas frustrado con los objetivos que te planteas. Veamos. ¿Qué objetivo te gustaría conseguir? ¿Dónde te aprieta el zapato?
    • Olvidarte del Excel. ¿Por qué? ¿Para qué? Si es porque le dedicas mucho tiempo a “concentrar” y recopilar datos, de acuerdo. Este es tu objetivo básico
    • ¿Mejorar la participación de los empleados?
    • ¿Digitalizar toda la gestión preventiva?
    • ¿Digitalizar la Coordinación de Actividades Empresariales
    • ¿O transformar la gestión preventiva?

Fíjate que todos se parecen, pero no son lo mismo. Unos son más sencillos y otros más complejos. Sí, el software seguramente te ahorrar tiempo administrativo y de gestión… o tal vez, no.

  1. No pensar en los procesos. Por ejemplo, si vas a implantar una herramienta para gestionar todo lo relacionado con la gestión de los empleados (información, formación, EPIs…) piensa en:
    • Quién es responsable de determinados procesos: contratar, formar, entregar documentación, etc
    • Qué actividades tiene que realizar cada uno y qué otras herramientas utiliza
    • Dónde está la información que vas a necesitar …

Introducir un software de gestión que vaya a ser utilizado por varias áreas implicar que debes conocer todos los procesos, y buscar la forma de integrarlos.

  1. No pensar en el usuario destinatario de la aplicación. Otro clásico. No es lo mismo diseñar un proceso en el que sólo van a estar involucrados los técnicos de prevención de riesgos laborales, que otras personas en la organización. Volviendo al ejemplo de antes. Si tus compañeros de Recursos Humanos ya gestionan la formación con una plataforma de formación global, no pienses que van a alimentar a manita la aplicación, porque su responsabilidad es utilizar la que ya ellos han elegido para ese menester.

En resumen, o tus compañeros ven las mejoras de forma significativa de los cambios que les propones, u olvida que te acompañen en este viaje.

  1. No realizar las integraciones oportunas con otros sistemas. Aquí te dejo algunos de los aspectos que más frecuentemente he visto convertirse en quebraderos de cabeza:
    • Gestionar empleados y tienes una rotación significativa, es un “must” que debes identificar en tu proyecto. A veces, tu empresa es una multinacional que tiene centralizada la lógica de empleados en su matriz de un país cojonudo. No pasa nada, seguramente ya han pasado por ello antes y se pueda
    • Gestionar usuarios. Al principio no le vas a dar importancia, pero si quieres que la aplicación sea utilizada por toda la organización, más vale que pienses en automatizar los accesos y gestión de permisos, si no quieres sentirte como el amo del calabozo.

Aunque no lo visualices, un software te ayuda a gestionar y automatizar lo que ya haces, pero deberás tener en cuenta que incluirá otras obligaciones sobre las que debes estar atento si no quieres ahogarte en otros procesos.

  1. Enfoque no gradual, en el que se aborda primero lo más complejo. Si quieres digitalizar toda la gestión preventiva, no pasa nada por plantearte un objetivo temporal a 1 año, o más. Dependerá de lo compleja que sea tu organización. El que mucho abarca, poro aprieta, por lo que plantéate el objetivo en diferentes fases. Nuestro consejo es que abordes primero aquellos aspectos que sean más independientes de otras áreas, para ir cogiendo confianza e ir trabajando progresivamente otras.
  2. Subestimar los recursos necesarios. Y cuando hablo de esto, hablo principalmente de tu tiempo. Implantar un software de gestión de seguridad y salud te ayudará, pero también exigirá de ti una disciplina y otro enfoque para abordar las cosas.

Casi todo el mundo asegura que con un becario conseguirá ponerlo en marcha y yo estoy convencido de que también pensó así su Director de IT y RRHH cuando implantaron SAP o Navision o Meta4. Una persona con un perfil más administrativo ye ayudará a “alimentar” la aplicación, pero para organizar los procesos, tanto los de PRL como otros con RRHH, Compras o mantenimiento, van a necesitar tu atención.

Para cortar mejor el árbol no es preciso golpear el tronco del árbol con más fuerza con un hacha melleado. Lo necesario es parar y afililar el hacha adecuadamente.

  1. Elegir un tipo de instalación no adecuda. ¿Cloud? ¿On-demand? ¿Solución de mercado? ¿Solución a medida? Seamos realistas. La tecnología ahorra tiempo, mejora procesos y nos hace la vida más fácil. Pero también es cara y necesita recursos, tanto cacharros como personas expertas y background adecuado. Hay políticas contra las que no se puede luchar, por eso, porque son políticas de la casa, pero cuando un proceso no es core y la información que se tiene fuera no es crítica para el negocio, creo que hay fórmulas adecuadas para compatibilizar un proyecto cloud de mercado, que cumpla las exigencias de seguridad del departamento de IT y las de agilidad de PRL.

La buena noticia, es que todo lo anterior tiene remedio. Un buen apoyo y una buena definición de proyecto son aspectos claves para sacarlo adelante.

En este tiempo, a veces, hemos visto que desde AREASeys hemos dado respuesta a una moda. Otras, hemos solucionado verdaderos problemas de gestión. Hemos ayudado a empresas a transformar la gestión de seguridad y salud a un proceso digital, casi de principio a fin.Son estos los proyectos que más me satisfacen. Porque ves a personas con una capacidad de empuje y determinación, que sabes que el proyecto llegará a buen puerto. Lo que sí tengo claro, es que los clientes que ven el software como una herramienta que les ayuda a conseguir objetivos, y no el software como un objetivo en sí, son aquellos que logran mejores resultados.

 

 

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Manuel Martín

CEO at AREASeys
Experience in different sectors since +15 years, like IT, consulting, manufacturing, transport/logistic and retail. I'm focused in AREASeys, looking for leading position at OHS solutions. I develope and manage initiatives in order to achieve disruptive innovatios and improvements in the value stream and relationships.

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