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Del Excel a un software PRL online

Del Excel a un software PRL online

[vc_row][vc_column][vc_column_text]Admitámoslo, todos hemos gestionado, o estamos gestionando, nuestro sistema de prevención de riesgos laborales o la coordinación de actividades empresariales con un Excel o una base de datos Access como herramientas de apoyo. Horas de dedicación y cariño para obtener un sistema ordenado y eficaz para gestionar un volumen casi inabarcable de información, documentos y requisitos legales.

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row margin_top=”0″ margin_bottom=”0″ padding_left=”40″ padding_right=”40″ animation=”left-to-right” bg_color=”#703160″ bg_position=”top” bg_repeat=”no-repeat” bg_cover=”false” bg_attachment=”true” padding_top=”40″ padding_bottom=”40″ parallax_speed=”0.1″][vc_column width=”1/1″][dt_quote type=”blockquote” font_size=”big” animation=”yes”]Para poner en orden tu sistema de gestión de prevención de riesgos laborales siempre comienza con un Excel. Pero si quieres llevarlo a otro nivel, necesitarás algo más[/dt_quote][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]Trabajar con Excel no es ni bueno ni malo, de hecho un Excel es una herramienta muy versátil, a la que todos tenemos acceso y tiene un estándar ampliamente utilizado. Es una de mis herramientas preferidas y si quieres probar algo antes de llevarlo a una escala superior, resulta muy útil empezar por ahí. Sin embargo, tiene sus límites. Por muchas horas que les dediquemos a evolucionar nuestros Excel, o Access, siempre nos toparemos con alguna limitación, como falta de conocimientos suficientes para desarrollarlo o falta de tiempo.

¿Es una solución a largo plazo gestionar la PRL con un Excel?

Como hemos dicho antes, el Excel tiene sus méritos, pero debes tener en cuenta algunos de los problemas con los que te encontrarás tarde o temprano:

  • Elaborar una herramienta de gestión de prevención de riesgos laborales requiere de una curva de aprendizaje que dependerá de nuestro nivel de conocimiento, el cual, muchas veces, sobrevaloramos. Tarde o temprano, para agilizar su tratamiento requerirá que necesites conocer programación de VB o migrar todo a una BBDD de Access.
  • El esfuerzo que vas a necesitar para conseguir añadir funcionalidades se incrementará sustancialmente a medida que el Excel sea más grande.
  • Cambiar un modelo de datos hará que tengas que replantear la estructura de tus Excel con mucho cuidado, lo que dará lugar a errores que serán difíciles de detectar. O sabes cómo vas a explotar la información para preparar el esquema de ficheros, hojas y datos, o tendrás un serio problema de configuración.
  • Integrar el sistema de prevención de riesgos laborales, con un Excel como herramienta, hará que tengas que dar muchos accesos y eso tiene un riesgo: cualquiera podrá modificar tus datos e información.
  • La integración del Excel con otro software corporativo es casi imposible, o con roles de permisos en red, y en el momento que necesites ayuda te encontrarás con que tu departamento de sistemas no tiene tiempo para atender tus peticiones o que el presupuesto del experto externo lo realice es demasiado elevado.
  • Por mucho que te esfuerces, el Excel no te va a dar información de forma proactiva. Siempre tendrás que estar “dentro” del sistema para ver los reportes e información destacada y poder tomar decisiones.

Para aquellos que el Excel es una herramienta indispensable en su trabajo, en este link pueden ver algunos de los errores más sonados que ha provocado.

¿Por qué es mejor un software de PRL online que un Excel?

Mis primeras experiencias con un Excel fueron muy satisfactorias, de hecho, tanto que me animé a migrar mi sistema de gestión de prevención de riesgos laborales hacia una base de datos Access. E incluso, diseñé e implementé una para la gestión de mantenimiento en alguna de las empresas en las que trabajé previamente. Horas y horas de dedicación para construir tu pequeño castillo, en el que nunca se acaban las pequeñas reformas y retoques, adaptaciones… tiempo que le quitas a la verdadera gestión de PRL.

Quizá hace 10 años, no había alternativas mejores y económicas. Sin embargo, la tecnología ha cambiado mucho. Por eso, y antes de seguir evolucionando tus creaciones, quizás debas valorar qué puede aportar un software de gestión de PRL online frente a las hojas de cálculo:

  1. Tiempo. Esta es la principal aportación que te dará un buen software PRL online. En 2 semanas deberías tenerlo configurado y funcionando, de forma que dejes de buscar vínculos a documentos, o de programar macros engorrosas.
  2. Integración preventiva. Si las personas con las que trabajas habitualmente, otros técnicos de prevención, el jefe de mantenimiento, el responsable de formación no pueden acceder a tu sistema de gestión, … estarás haciendo un “juan palomo”.
  3. Información fiable, con datos actualizados y sin errores
  4. Proactividad. Un buen software de prevención de riesgos laborales debe facilitarte la información diaria que necesitas para tomar decisiones, sin necesidad de que entres
  5. Integración son otras aplicaciones corporativas que permita mantener sincronizados las bases de datos de empleados, proveedores o usuarios.
  6. Acceso desde cualquier lugar. En cualquier centro de trabajo podrás actualizar la información de una inspección, auditoría o evaluación de riesgos laborales in situ… olvídate de tomar notas y luego trasladarlas a tus ficheros Excel.
  7. Soluciones para todos los bolsillos. El software basado en el acceso vía internet, o las aplicaciones móviles, han venido para quedarse y democratizar el acceso a herramientas de gestión que antes eran sólo accesibles para unos pocos.

El esfuerzo merece la pena

Por último, y para aquellos que se plantean que el cambio es costoso, no debes olvidar que sin esfuerzo no hay recompensa. Modificar la forma de trabajar nunca es fácil, pero los beneficios de utilizar un buen software de prevención de riesgos laborales o una aplicación web de coordinación de actividades empresariales superan con creces a las ventajas que pueda ofrecer el mejor de los Excel.

Si quieres saber cómo dejar a un lado tus Excel y gestionar la prevención de riesgos laborales de tu empresa con todas garantías, conoce 6onecta.

¿Por qué debo tener un software CAE?

¿Por qué debo tener un software CAE?

El software de CAE (Coordinación de Actividades Empresariales) se evidencia en la actualidad como una de las mejores herramientas colaborativas que se pueden tener para gestionar de forma eficiente la coordinación entre empresas principales, empresas titulares y concurrentes que establece el Real Decreto 171/2004 y en el Real Decreto 1627/1997, y sus modificaciones posteriores, esto queda claro por varias razones, algunas de las cuales te las mostramos aquí.

¿En qué me ayuda un Software CAE?

Un software CAE, o aplicación o progama, es como su propio nombre indica, debe permitir gestionar de forma integral la coordinación de actividades empresariales. Las principales funciones que debe tener un buen software CAE son:

  1. Disponer de un único punto de  encuentro entre las empresas colaboradoras para realizar de forma ágil el intercambio documental.
  2. Disponer de un sistema inteligente de carga y revisión documental de forma que se optimicen los procesos administrativos derivados del intercambio documental exigido por el Real Decreto 171/2004, mediante automatismos y avisos, que, además, permitan eliminar los documentos en soporte papel.
  3. Integrar procesos entre las empresas colaboradoras (clientes, proveedores, contratas, autónomos, personal de ETT…), tanto de comunicación con como de gestión interna, permitiendo eliminar y/o sustituir procesos administrativos carentes de valor en la gestión de la prevención de riesgos laborales.
  4. Implantar un sistema eficaz de CAE que vaya más allá del intercambio de documentación, incluyendo la posibilidad de coordinar reuniones, inspecciones, planes de acción y proyectos.
  5. Disponer de un buen sistema de permisos para dar acceso a todos responsables involucrados en la CAE con el fin de mejorar la integración de la PRL
  6. Evaluar y controlar en tiempo real, ágil y visualmente el estado de las de las empresas colaboradoras.
  7. Ser trazable para que permita seguir en todo momento la evolución de las relaciones con las empresas externas

¿Qué beneficios puede aportarme un Software CAE?

Debes saber que este tipo de software puede ser aplicado en cualquier tipo de empresa, grande o pequeña, pública o privada,… pero si lo que quieres es buscar una herramienta diferente y capaz de evolucionar constantemente, deberías fijarte en su:

  1. Dinamismo y facilidad de uso, una aplicaciónágil e intuitiva que hace la vida más fácil a los usuarios. 6conecta es una herramienta visual y tiene una experiencia de usuario pensada para minimizar el número de clics, teniendo que subir una única vez los documentos.
  2. Escalabilidad. Cuando necesites más, sólo tienes que pedirlo, de forma que en cualquier plan contratado se incluya cualquier tipo de actualización que se lleve a cabo en la herramienta informática.
  3. Reconocimiento automático OCR de documentos oficiales y originales, como, por ejemplo,  TC2 o ITA.
  4. Funcionalidad que crezca con las tendencias en PRL. En 6conecta encontrarás nuevos módulos disponibles para Sistemas de Gestión OHSAS 18001. La realización de Evaluaciones de Riesgos Laborales es una de las últimas actualizaciones incorporadas.
  5. Adaptación del servicio a tu presupuesto. En AREASeys ponemos a disposición de los clientes planes de precio ajustados a cada una de las necesidades,, ya que todas las empresas no son ni necesitan lo mismo..
  6. Servicio de atención personalizado en cualquiera de los servicios contratados. AREASeys pone a disposición de las empresas que contraten el software CAE un equipo de profesionales de PRL para asesorarte en todo lo necesario.

Como puedes ver estos sistemas tienen mucho que dar en cuanto a temas de gestión y coordinación empresarial se refiere.

Con 6conecta, el software CAE de AREASeys, tendrás todas estas ventajas y beneficios. Además, podrás aprovechar el conocimiento acumulado en nuestra plataforma para mejorar continuamente los procesos y la eficiencia de tu operativa en materia de coordinación de actividades empresariales.

Implanta un software de prl ya!

Implanta un software de prl ya!

Tener un software de PRL puede traer muchos beneficios a la empresa y es que por medio de ellos se puede realizar una mejor gestión de la prevención de riesgos laborales.

Pero qué es un software de PRL y por qué deberías implantarlo ahora mismo.

 

¿En qué consiste el software de PRL?

 

Cuando se habla de un software de PRL integral se hace referencia a un programa de gestión que se orienta específicamente a la actividad de la prevención de riesgos. Esta gestión del software se da tanto en la prevención propia como también puede ser aplicada en servicios a terceros

Ahora, y para entender su aplicabilidad, debes saber que el software tiene como función principal dar un gestión completa al plan de prevención, integrando en él las diferentes áreas que lo conforman.

Hay que tener en cuenta que esta gestión integral que promete dar el software de PRL genera como beneficios la implantación adecuada de los planes de prevención y permite hacerlo reduciendo los costes.

Es esencial saber que si bien de este tipo de software se pueden encontrar diferentes versiones, la mayoría de ellos, para dar una excelente gestión, interactúan con las áreas administrativas, técnica, médica y de recursos humanos.

Ya que conoces un poco sobre el software PRL es el momento de conocer sus características más destacadas así como sus beneficios.

 

Características y beneficios delsoftware de PRL

 

Para que te animes a implantar ya el software PRL es bueno que conozcas sus principales características:

I.        Para comenzar debemos hablar del objetivo de este software, el cual se centra en dar una informatización sobre la implantación de los planes de prevención. De esta forma y gracias a la aplicación del software se puede tener hacer una correcta gestión desde sus inicios, planificación, pasando por su ejecución, evaluación y control.

II.        En el caso del software PRL que vigilan la salud éste tiene como objetivo llevar el registro de la salud de los trabajadores y ayudar en el control de su estado.

III.        No debemos dejar de mencionar la flexibilidad de este software, el cual puede ser interconectado con los sistemas que le aportan datos relevantes.

IV.        De igual forma el software PRL  evidencia una alta seguridad  y una excelente protección de datos debido a sus buenas configuraciones de accesos usuarios.

 

Finalmente y si aún no te has decidido a implantar este software es el momento de conocer sus beneficios, los cuales sin duda alguna te motivaran a hacerlo:

  1. Inicialmente debes saber que por medio de la implementación de este software puedes tener centralizada, de manera eficiente, la información de prevención de riesgos laborales de tu empresa y con ello puedes dotarlo de una mejor gestión.
  2. De igual forma este tipo de software ayuda a tener un mejor proceso de planificación del plan de prevención de riesgos laborales y con ello se obtiene una gestión más eficaz del dinero.
  3. El software PRL también ayuda con el aumento de la productividad, reduce la entrada de datos y su eliminación así como también reduce el gasto de tiempo en tareas improductivas.
  4. Dentro de sus beneficios se encuentra la seguridad en cuanto al acceso de usuarios y en varios casos permite a los encargados trabajar de manera remota.

 

6conecta PRL ayuda a cumplir con la prevención de riesgos laborales

6conecta PRL ayuda a cumplir con la prevención de riesgos laborales

Importancia de la prevención de Riesgos laborales para 6conecta

La prevención de riesgos laborales es una obligación de todas las empresas, ya que el gobierno exige la misma con el objetivo de que todos los empleados de una entidad puedan ejercer la labor asignada con la mayor seguridad. 6conecta conoce la importancia de realizar un estudio y un plan de PRL de calidad, por lo cual proporciona una propuesta de calidad.

6 conecta analiza cada una de los riesgos que genera la actividad realizada, al mismo tiempo que las funciones específicas de los empleados, para que todos tengan las medidas de seguridad apropiadas, que generen bienestar y tranquilidad, no solo para dichos empleados, sino para sus familias y la empresa en general.

Proceso realizado por 6conecta para lograr una buena Prevención de riesgos laborales

  1. Evaluación y planeación. Uno de los aspectos más importante a la hora de crear un plan de PRL, es la evaluación, ya que por medio de la misma se conoce la actividad específica de la empresa, los peligros que genera dicha actividad y los riesgos a los que están expuestos los trabajadores, teniendo en cuenta sus funciones.
  2. El sistema proporcionado por 6conecta para la prevención de riesgos laborales, almacena cada uno de los datos de los empleados, con el objetivo que se puedan encontrar fácilmente en el momento que se necesiten.
  3. Para lograr una buena prevención es necesario realizar una buena formación a los empleados de esta manera, ellos sabrán como minimizar los peligros a los que están expuestos a causa de la actividad realizada. Es necesario que cada uno de los funcionarios se convierta en un líder en este aspecto.
  4. Cuando se tiene claro cuáles son los peligros a los que se enfrentan los empleados y la organización en general es necesario planear algunas estrategias que proporcionen la seguridad requerida, no solo para el bienestar de los funcionarios, sino para que se logre la productividad deseada.
  5. Al tener diseñadas las estrategias es necesario entrar en contacto con los proveedores, los cuales son los encargados de proporcionar los medios para que se puedan establecer las medidas de seguridad acordadas, para la prevención de los riesgos laborales.
  6. Con las medidas generadas es necesario comunicarlas a la empresa en  general, para que todos tomen conciencia de la importancia de las mismas y ayuden para obtener los resultados deseados, que son generar seguridad para los empleados, realizar la producción y cumplir con los requisitos legales.
  7. La evaluación de los resultados obtenidos por medio de las estrategias de prevención de los riesgos laborales, es de vital importancia, ya que si es necesario se deben realizar modificaciones para obtener excelente resultados, ante diferentes eventualidades y accidentes.

La idea de la gestión realizada es tener un buen grado de competitividad y obtener las certificaciones proporcionadas por las buenas medidas de seguridad implementadas, de esta manera se va a crecer de forma integral.

Evaluación de los riesgos y planificación de la actividad preventiva

Evaluación de los riesgos y planificación de la actividad preventiva

Para dar cumplimiento al RD 39/1997, de 17 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención. BOE nº 27 31/01/1997 según INSHT, se establece una evaluación de riesgos laborales y planificación de los riesgos laborales.

 

Evaluación de Riesgos Laborales

Evaluaciones de riesgosEs un proceso dirigido a estimar la magnitud de aquellos riesgos que no hayan podido evitarse, obteniendo la información necesaria para que el empresario esté en condiciones de tomar una decisión apropiada sobre la necesidad de adoptar medidas preventivas y, en tal caso, sobre el tipo de medidas que deben adoptarse.

Para actuar así debe:

  • Eliminar o reducir el riesgo, mediante medidas de prevención en el origen, organizativas, de protección colectiva, de protección individual, o de formación e información a los trabajadores.
  • Controlar periódicamente las condiciones, la organización y los métodos de trabajo y el estado de salud de los trabajadores.

¿Qué debe contener la evaluación de riesgos laborales?

  1. La evaluación inicial de los riesgos que no hayan podido evitarse deberá extenderse a cada uno de los puestos de trabajo de la empresa en que existan dichos riesgos.
  2. A partir de dicha evaluación inicial, deberán volver a evaluarse los puestos de trabajo que puedan verse afectados por:
    1. La elección de equipos de trabajo, sustancias o preparados químicos, la introducción de nuevas tecnologías o la modificación en el acondicionamiento de los lugares de trabajo.
    2. El cambio en las condiciones de trabajo.
    3. La incorporación de un trabajador cuyas características personales o estado biológico conocido lo hagan especialmente sensible a las condiciones del puesto.
  3. La evaluación de los riesgos se realizará mediante la intervención de personal competente.

La evaluación de riesgos laborales debe terminar con la identificación:

  • Del puesto de trabajo.
  • Los riesgos y relación de trabajadores.
  • El resultado de la evaluación y las medidas preventivas que apliquen.

 

Planificación de Riesgos Laborales

Cuando la evaluación de riesgos laborales muestra la existencia de riesgos, el empresario planificará la actividad preventiva que proceda con tal de eliminar o controlar y reducir dichos riesgos.

Se establecerá un orden de prioridades en función de su magnitud y número de trabajadores expuestos a los mismos.

En la planificación de esta actividad preventiva se tendrá en cuenta la existencia, en su caso, de disposiciones legales relativas a riesgos específicos, así como los principios de acción preventiva señalados en el artículo 15 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales.

¿Qué debe contener la planificación de riesgos laborales?

  1. La planificación de la actividad preventiva incluirá, en todo caso, los medios humanos y materiales necesarios, así como la asignación de los recursos económicos precisos para la consecución de los objetivos propuestos.
  2. Igualmente habrán de ser objeto de integración en la planificación de la actividad preventiva las medidas de emergencia y la vigilancia de la salud previstas en los artículos 20 y 22 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales, así como la información y la formación de los trabajadores en materia preventiva y la coordinación de todos estos aspectos.
  3. La actividad preventiva deberá planificarse para un período determinado, estableciendo las fases y prioridades de su desarrollo en función de la magnitud de los riesgos y del número de trabajadores expuestos a los mismos, así como su seguimiento y control periódico. En el caso de que el período en que se desarrolle la actividad preventiva sea superior a un año, deberá establecerse un programa anual de actividades

 

Gracias a 6conecta podrá dar cumplimiento a la normativa. Con 6conecta PRL puede:

  • Elaborar la Evaluación de Riesgos Laborales según metodología del INSHT.
  • Planificar la actividad preventiva (Planificación de Riesgos Laborales), lo que permite:
    • Integrar la actividad preventiva en el seno de la organización
    • Realizar un seguimiento rápido y eficiente de los planes de acción
Ciclo de actuación de un sistema de prevención de riesgos laborales

Ciclo de actuación de un sistema de prevención de riesgos laborales

[vc_row][vc_column width=”1/1″][dt_gap height=”10″][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column width=”2/3″][vc_column_text]Todo buen Sistema de Gestión de Prevención de Riesgos Laborales debería estar enmarcado en un ciclo de mejora continua:[/vc_column_text][dt_gap height=”10″][dt_vc_list style=”1″ dividers=”true”]

  • Evaluación de los riesgos, ya sea inicial, periódica u ocasional
  • Planificación de la prevención, tanto medidas materiales u organizativas y de actividades para la reducción y control de los riesgos
  • Ejecución y seguimiento de lo planificado según el punto anterior
  • Control de cambios, incidentes, daños y oportunidades de mejora

[/dt_vc_list][/vc_column][vc_column width=”1/3″][vc_single_image image=”22919″ css_animation=”right-to-left” alignment=”center” style=”vc_box_rounded” border_color=”grey” img_link_target=”_self” img_size=”full”][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column width=”1/1″][dt_gap height=”10″][vc_column_text]

¿Es eficaz mi Sistema de Gestión PRL?

La eficacia de un sistema de prevención de riesgos laborales está determinada por la capacidad para lograr que las condiciones de trabajo sean “sanas y seguras”, cumplan los requisitos legales aplicables y se mantenga o mejore a lo largo del tiempo.

Por lo tanto, nuestro sistema de gestión PRL será eficaz siempre que permita mejorar de forma continua y comparable en el tiempo, a la vez que demuestra capacidad de adaptación a las necesidades del entorno.

Los principales factores que hacen que nuestro sistema de Gestión PRL se vuelva ineficaz con el tiempo son una falta de integración preventiva en la organización y la falta de seguimiento de indicadores de gestión o desempeño en el ámbito preventivo.

 

Mejorando mi sistema de prevención de riesgos laborales

Un sistema de prevención debe modificarse si muestra una incapacidad para alcanzar en un tiempo razonable, un nivel de eficacia satisfactorio. También puede modificarse si se produce un cambio en las condiciones para las que el sistema fue diseñado.

Si advertimos que nuestro sistema es ineficaz o que tenemos la posibilidad de mejorarlo, pero no sabemos cómo, gracias a los controles del propio sistema o a las Auditorías referidas en el artículo 30.6 de la LPRL y el Capítulo 5 del RSP, estaremos en disposición de obtener diagnósticos en los que se detectarán aquellos aspectos que son susceptibles de mejorarse.

¿Quién debe detectar la necesidad de modificar o mejorar el sistema de prevención?

El propio sistema debería revelar la necesidad de una adaptación o modificación aunque, también debe detectarse mediante las Auditorías mencionadas anteriormente.

Puede consultar más en la Guía Técnica para la integración de la Prevención de Riesgos Laborales del Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo.

Con 6conecta, te ayudamos a certificar tu Sistema de Gestión de PRL  de forma totalmente integrada y personalizada en tu organización, según OHSAS 18001 o RD 39/1197. 100% garantizado.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]

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