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En tu gestión de PRL diaria, cuándo acaba tu jornada, ¿piensas que la mayor parte de tu tiempo lo has dedicado a recopilar e imprimir documentación, hacerla llegar de forma adecuada a quien corresponde, a recoger su firma, escanear documentos y archivarlos física y digitalmente? Sólo con enumerar los pasos, ya se hace cuesta arriba.

0 papeles puede ser una frase grandilocuente. Una de esas que sirven para marcar a fuego un objetivo. Que ayuda a que cale. Como ya nos anticipa el tercer principio de la termodinámica, es imposible alcanzar el 0 absoluto de temperatura, conseguir que una organización elimine el uso del papel es casi imposible… aunque para eso tampoco ayuda que las Administraciones Públicas tengan diferentes velocidades de transformación digital.

En la gestión documental que realizamos en PRL, de todos los pasos anteriores que hemos enumerado antes, y más allá de la justificación del cumplimiento legal o de sistema de gestión de PRL, ¿cuál crees que realmente aportan valor a tu trabajo diario? ¿Y a tu empresa? Personalmente, creo que ninguno.

Si la justificación de todos esos trámites administrativos es la recogida de la evidencia de la entrega de los EPIs o de una Ficha Informativa de Riesgos o de la aprobación de un informe, ¿has pensando que tal vez podrías ahorrar mucho tiempo si utilizaras un sistema de firma electrónica válido?

¿Cómo puedo integrar la firma electrónica en la Gestión de PRL de mi empresa?

Con 6conecta, nuestro software de gestión de PRL, además de llevar al día tu actividad preventiva, podrás recoger la firma de técnicos de prevención, empleados, de forma que los documentos que precises serán firmados electrónicamente.

El proceso de recogida de firma se integra de forma natural en los procesos de tu empresa de forma que puedes optar por diferentes métodos de generación de firma para evitar la generación de papel innecesario:

  • Recogida de firma desde la intranet preventiva del empleado
  • Generación de acuses de recibo de documentación
  • Recogida de firma mediante hardware para procesos presenciales
  • Recogida de firma mediante software para procesos en remoto

¿Por qué son válidas las firmas que se generan en 6conecta?

  1. En el proceso de firma se capturan una serie de evidencias electrónicas (localización, usuario, dirección email, IP e identificador único del dispositivo) que quedan registradas en los acuses de recibo
  2. El sistema de autenticación es capaz de capturar los datos biométricos de la firma manuscrita del firmante, lo que hace posible su utilización en caso de litigio
  3. Se asegura la integridad del documento firmado, mediante la incorporación de un certificado digital

¿Qué ventajas tiene la firma electrónica de 6conecta en la Gestión de PRL?

La integración de un sistema de firma electrónica permit

  1. Mayor seguridad e integridad de los documentos. El contenido del documento electrónico firmado no puede ser alterado, por lo que se se garantiza la autenticación del mismo y la identidad del firmante, la hacen una herramienta ideal para la entrega de EPIs o la recogida de renuncias.
  2. Se garantiza la confidencialidad, el contenido del mensaje solo será conocido por quienes estén autorizados a ello. Por ejemplo, en la generación de acuses de recibo de fichas informativas de riesgos.
  3. Eliminación del papel, lo que implica una disminución del almacenamiento de datos (espacio físico) y reducción de gastos en los procedimientos de administración de archivos.
  4. Se evitan desplazamientos y traslados.
  5. Disminución del tiempo en la ejecución de procesos (se evitan esperas y se reducen los procedimientos manuales)
  6. Aumento de la productividad y competitividad de la Empresa.

Si antes generabas el documento, lo imprimías, buscas a la persona que lo tiene que firmar, lo firma, lo escaneas y lo archivas digital y físicamente, con la firma digital lo reduces a unos pocos clics.

 

Si deseas saber un poco más sobre cómo mejorar los procesos administrativos en la gestión de PRL, no lo dudes, ponte en contacto con nosotros y veremos cómo podemos ayudarte.

 

Por último, quizá te interese conocer algunos detalles que te ayudarán a entender un poco más sobre la firma electrónica

¿Qué es la firma electrónica? Es un conjunto de datos en formato electrónico, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante.

¿Qué es la firma digital? Una firma digital es una firma electrónica basada en un certificado que sirve para autentificar la identidad del firmante. Por tanto, es un mecanismo de autenticación que permite al creador adjuntar un código que actúa como firma.

¿Cuál es la normativa de referencia?

Reglamento (UE) nº 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de julio de 2014, conocido como eIDAS

Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica y sus posteriores modificaciones

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Manuel Martín

CEO at AREASeys
Experience in different sectors since +15 years, like IT, consulting, manufacturing, transport/logistic and retail. I'm focused in AREASeys, looking for leading position at OHS solutions. I develope and manage initiatives in order to achieve disruptive innovatios and improvements in the value stream and relationships.

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